合同管理制度不应只是文件夹里的制度文本，而应覆盖一份合同从谈判到归档的全过程。企业如果只重视签字盖章，忽略审批、履行和证据留存，纠纷发生后很难补救。
核心流程通常包括合同起草、相对方审查、内部审批、法务审查、授权签署、履行跟踪、变更管理、对账验收、争议处理和归档。每个环节都要明确责任人和留痕方式。
金额大、账期长、涉及担保或非标准条款的合同，应设置更高审批层级。业务人员可以推动交易，但不能单独决定重大风险条款。
合同管理的关键，是让企业知道每份合同现在处于什么状态：是否签回、是否交付、是否开票、是否到期、是否逾期。制度如果不能服务这些问题，就很难真正发挥作用。