印章证照失控，往往不是突然发生的，而是长期缺少登记、授权和交接。等到公司发现有人私自签约、对外担保或转移资料时，损失可能已经形成。
制度上应明确公章、合同章、财务章、发票章、营业执照、银行 U 盾、电子签章账号分别由谁保管，什么事项可以使用，审批流程是什么。不同印章不宜全部由同一人无监督保管。
用章时要做到文件、审批和登记一致。登记内容至少包括文件名称、相对方、份数、金额、经办人、审批人和用章时间。空白合同、空白授权书原则上不要盖章。
人员离职、岗位调整、股东纠纷或法定代表人变更时，要立即清点印章证照并变更系统权限。印章管理的底线，是任何一份盖章文件都能倒查来源。